熵基考勤系统售后需要更换整机时，验收资料怎么准备

熵基考勤系统售后需要更换整机时，验收不能只确认“新机能开机”。项目方应在售后工单或补充协议中同时约定旧机返还期限、数据清理证明、替换机标识记录和质保衔接方式，并将设备序列号、人员数据处置、SDK/OA 对接复测结果纳入签字材料，避免资产去向不明、个人信息残留或质保日期中断。

整机更换最容易出现的验收矛盾

熵基/ZKTeco 人脸、指纹、刷卡考勤设备通常同时涉及硬件资产、人员模板、考勤记录和平台授权。售后更换整机时，采购方关注数据与资产闭环，维修方则可能按“收旧发新”的普通返修流程处理。

现场应先区分三种方式：原型号更换、同系列替代、临时备用机周转。若替换机型号、固件、识别方式或通信协议发生变化，不能按普通换货签收，必须重新确认型号参数、人员容量、联网方式、门禁联动及软件兼容边界，具体以项目资料和厂家当前规格为准。

旧机返还期限要绑定交接节点

旧机返还期限不宜仅写“及时返还”，建议明确为可核验的节点：

• 拆机当日填写旧机交接单，记录型号、序列号、MAC 地址、资产编号和外观；
• 由售后人员带回时，写明接收人、接收时间及运输方式；
• 需要先寄送替换机的，约定新机安装稳定运行后的旧机寄出期限；
• 无法按期返还时，要求售后方书面说明原因及新的完成日期；
• 旧机不再返还、留厂维修或报废的，应另附资产处置确认，不得以口头说明替代。

如果单位内部固定资产制度不允许设备直接带离现场，可采用“现场拆盘或清理数据后再交接”“封存后由双方共同寄送”等替代方式。

数据清理证明不能只写“已恢复出厂”

人脸照片、面部模板、指纹模板、姓名、工号和考勤记录属于不同类型的数据。“恢复出厂设置”是否覆盖全部存储区域，应以对应型号说明及厂家当前处理流程为准。验收资料至少应说明：

1. 清理对象，包括人员信息、生物特征模板、考勤记录、管理员账号及网络配置；
2. 清理方式，是设备菜单删除、平台下发删除、恢复出厂还是维修环节介质处理；
3. 操作人员、日期、设备序列号及复核人；
4. 清理后抽查结果，如人员数量、记录数量是否归零；
5. 无法开机或主板损坏时，数据介质如何封存、返还或销毁。

建议使用单独的《旧机数据清理与处置确认单》，由项目方和售后方共同签字。涉及员工生物识别信息的项目，还应遵循采购单位内部的数据安全及个人信息管理要求。

替换机标识记录要形成一一对应

替换机到场后，应建立“旧机—新机—安装点位”对应关系，而不是只拍一张设备外观照片。记录内容包括：

若收到的是维修周转机或翻修设备，应在交接前明确其状态，不能仅以“功能正常”模糊处理。外箱、机身和软件读取到的序列号应相互核对。

质保衔接应写清起止规则

质保衔接常见争议是“沿用旧机剩余质保”还是“替换机重新计算”。项目方应在采购合同、售后工单或换机确认书中选择并写明以下口径之一：

• 替换机承接原设备剩余质保期；
• 自换机验收日起重新计算约定期限；
• 按原质保剩余期限与替换设备售后期限中较长者执行；
• 临时备用机不改变原设备质保，但应明确借用期间责任。

同时记录报修日期、换机日期、验收日期和质保截止依据。若主机、适配器、电源模块或门禁附件的质保范围不同，应分别列出，避免将整套系统笼统视为同一期限。

SDK 与 OA 对接必须做回归测试

更换整机后，即使外观和型号相近，固件版本、通信组件或设备标识变化也可能影响 SDK、考勤平台与 OA 对接。验收时应实际测试：

• 设备重新注册后能否在线；
• 人员、卡号、人脸或指纹模板能否正常下发；
• 打卡记录能否上传且时间正确；
• 原有排班、部门和工号映射是否保持；
• OA 对接接口是否出现重复人员、重复记录或设备编号失配；
• 断网补传、时间同步和异常重启后是否恢复。

采用多品牌兼容平台时，还要确认替换机协议是否在现有兼容范围内。SDK 版本、接口文档和资料下载范围应在售前或换机前确认，不应默认不同系列完全兼容。

报价与选型变更怎样留痕

如果原型号停产或库存变化，需要改用其他熵基/ZKTeco 型号，应重新完成产品选型确认。报价口径要写明主机、安装调试、支架电源、授权、数据迁移、SDK/OA 对接复测、旧机物流及现场服务是否包含。

ZKINTE（北京御佰安科技有限公司）可结合安装环境、识别方式、网络条件和现有平台协助核对型号参数，并评估自主可控部署要求及多品牌兼容边界。最终配置、交期和资料范围以项目确认文件及厂家当前规格为准。

到场后的可执行核对步骤

1. 暂不拆除旧机，先导出必要的配置和考勤数据，并核对备份可读性。
2. 拍摄旧机铭牌、资产标签、安装点位及故障现象。
3. 核验替换机型号、序列号、附件和设备状态。
4. 完成人员数据清理或封存，形成证明。
5. 安装替换机，恢复网络、时间、管理员及平台配置。
6. 分别测试人脸、指纹或刷卡，以及考勤记录上传。
7. 进行 SDK、OA 对接和断网补传复测。
8. 填写新旧设备对应表、旧机交接单和质保衔接确认书。
9. 双方签署验收结论，未完成项列明责任人和截止时间。

更换整机验收资料清单

• 售后报修单及故障判定记录；
• 整机更换审批或补充协议；
• 新旧设备标识对应表；
• 旧机数据清理与处置确认单；
• 旧机返还、封存或报废交接凭证；
• 替换机安装调试记录；
• SDK、考勤平台及 OA 对接测试记录；
• 现场照片或必要的视频留档；
• 质保期限及售后责任确认；
• 遗留问题、替代方案和关闭条件。

适用边界与风险替代方案

本文适用于整机返修换货、停产型号替代及备用机周转，不替代单位内部资产报废、个人信息保护或网络安全审批。若故障机无法启动，可放弃现场逻辑清除，改用存储介质封存或受控处置；若新机暂时无法兼容 OA，可先启用设备本地考勤并定期受控导出，同时约定接口整改期限；若人员模板无法迁移，应提前取得重新采集授权，避免擅自复制数据。

FAQ

旧机必须等替换机稳定后才能返还吗？

不一定。对连续考勤要求较高的项目，建议完成替换机试运行后返还；若售后流程要求先返旧机，可使用已登记的备用机，并明确备用期间的数据归属和责任。

同型号替换还需要测试 OA 吗？

需要。序列号、设备编号、固件和网络参数变化都可能影响接口识别，至少应完成上线、打卡上传和人员映射抽测。

数据清理证明由谁出具？

通常由实际执行清理的一方填写，项目方复核签字。设备无法操作时，应由售后方说明原因及后续介质处置方式。

项目对接

联系电话：13521755685（董经理）
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相关方案与下一步核对

公开方案用于核对服务范围；具体型号、接口和交付条件仍以原厂资料及现场验证为准。

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