熵基门禁系统已下单内容遇停产或缺货时，验收资料怎么准备

熵基门禁系统已下单内容遇停产或缺货时，不应仅凭渠道口头通知直接换货。采购方应要求渠道提交停产或缺货说明、替代建议、逐项差异资料及交期影响，由设计、使用、信息化和采购相关人员完成评审；只有取得书面同意并形成订单变更文件后，替代设备才能进场、安装和验收。

先冻结原订单与现场安装动作

收到缺货通知后，先暂停对应物料的发货确认、开孔、布线端接和软件部署，避免替代型号尺寸、供电或通信方式变化造成返工。冻结范围应精确到：

• 熵基/ZKTeco 产品名称、完整型号、数量及原交期；
• 门禁控制器、读卡器、生物识别终端、电锁、电源、出门按钮等关联设备；
• 原报价单、技术协议、图纸、物料清单和订单版本；
• 已到货数量、未交数量及现场已施工位置。

其他未受影响的设备是否继续交付，应由项目方书面确认，不能由渠道自行拆单处理。

要求渠道说明“为什么不能按单交付”

渠道应提交加盖公章或具备可追溯邮件记录的情况说明，区分“厂家停产”“暂时缺货”“交期延长”和“渠道自身备货不足”。说明中至少写明原型号、订单数量、不能交付的原因、确认日期、预计恢复时间及信息来源。

如果仅为阶段性缺货，采购方可比较等待原型号与采用替代型号两种路径；若确认停产，还应要求说明后续维修、备件和软件支持安排。厂家当前状态以项目资料和厂家当前规格为准。

替代建议必须落实到完整型号

替代建议不能只写“升级款”“同档次产品”或“功能一致”，而要列出品牌、完整型号、硬件版本、固件版本、授权方式及配套附件。例如原订单涉及 C3 系列控制器、F18 类终端或其他熵基设备时，应分别核对具体后缀和版本，不能仅凭外观或系列名称判断兼容。

如建议更换为其他品牌，还要说明多品牌兼容的实现方式，是通过韦根、RS-485、TCP/IP、继电器接口，还是通过中间件或 SDK 接入。

用差异表判断能否真正替代

建议由渠道提交“原型号—替代型号”逐项对照表，至少比较：

型号参数不能只引用宣传页，应附对应规格书、说明书和版本发布日期。

专门核查 SDK 与 OA 对接影响

替代终端能够独立开门，不等于可以继续接入现有 OA。若项目包含人员同步、门禁权限下发、访客审批或通行记录回传，应要求提供 SDK 文档、接口清单、示例程序、授权条件和支持的操作系统环境。

重点确认人员编号、卡号格式、照片字段、时间格式、事件推送、断网补传及删除权限是否变化。涉及自主可控要求时，还应核对服务器系统、数据库、中间件和部署方式是否满足项目既定边界，不能用“支持国产化”一句话替代技术验证。

把交期影响拆到关键节点

渠道应同时提交调整后的排产和交付计划，不能只给新的到货日期。计划应覆盖样机确认、接口测试、批量备货、发运、到货、安装、联调和验收。

若替代导致交期延误，还要明确是否影响门框开孔、弱电布线、装修封板、消防联动测试及 OA 上线。可行的替代方案包括：等待原型号、先提供样机验证、分批交付、临时采用兼容设备，或调整施工顺序。每种方案都应注明新增成本和责任承担方。

变更报价必须保持口径一致

替代报价应与原报价使用相同口径，分别列出设备、附件、授权、接口开发、安装调试、培训、运输和税费。原订单已包含的服务不得在替代报价中重复计费。

若替代型号价格降低，应同步调整订单金额；若增加费用，渠道应解释增加原因，经书面审批后执行。因渠道供货原因产生的拆改、重复调试或二次运输费用，也应在变更文件中明确承担方式。

书面同意后再修改订单

建议按“渠道申请—技术评审—样机验证—商务确认—书面批准—订单变更”流转。有效变更文件应引用原合同或订单编号，列明取消型号、替代型号、数量、单价、交期、质保起算点和售后责任，并由双方授权人员确认。

采购订单、合同补充协议、图纸、物料清单和验收标准应同步升版。未完成书面变更的设备，即使已经到场，也不宜视为原订单履约完成。

到货验收资料清单

• 原订单、合同及批准后的变更文件；
• 停产或缺货说明、替代建议和差异对照表；
• 替代型号规格书、安装手册、接线图；
• 合格证明、装箱单、序列号及硬件版本记录；
• 固件版本、管理软件版本和授权文件；
• SDK、API 或 OA 对接测试记录；
• 门禁权限下发、开门事件、报警及断网测试记录；
• 电锁、电源、消防联动和出门按钮联调记录；
• 调整后的交期、培训资料及售后责任确认。

验收时应按变更后的技术标准执行，同时保留原订单与替代差异的审批链，避免结算阶段出现“型号不符”争议。

适用边界与常见风险

本流程适用于已下单但尚未完成最终验收的门禁项目。若设备已安装运行、合同明确禁止替代，或变更涉及消防、网络安全和既有平台重大改造，应重新组织专项评审。

常见风险包括卡片协议不兼容、旧读卡器无法复用、门禁容量下降、软件授权增加、SDK 接口变化、OA 数据无法回传，以及替代设备质保责任不清。任何一项未验证，都不宜仅凭“参数更高”批准替换。

FAQ

渠道说新型号是原型号升级版，可以直接收货吗？

不可以仅凭口头说明收货。应先取得完整型号、差异表、资料版本和书面变更文件；涉及平台接入的，还应完成样机或测试环境验证。

交期紧，能否先安装后补变更手续？

不建议。至少应先形成临时书面批准，明确型号、数量、测试条件和不通过后的退换责任，否则开孔、接线和软件适配成本难以界定。

ZKINTE可以协助哪些工作？

ZKINTE（北京御佰安科技有限公司）可结合现场条件，协助开展熵基/ZKTeco 产品选型、型号参数核对、报价口径梳理、资料下载确认、SDK 评估、OA 对接边界检查及多品牌兼容分析，具体结论以项目资料和厂家当前规格为准。

联系电话：13521755685（董经理）
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相关方案与下一步核对

公开方案用于核对服务范围；具体型号、接口和交付条件仍以原厂资料及现场验证为准。

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